Neues Modul “Email-Posteingang” integriert

Abrufen von mehreren Email Postfächern im Dashboard zum weiter verarbeiten in der factu.32 v6

Mehrere Postfächer im Posteingang einbinden.

Unter Dashboard Anpassen kann man nicht nur ein Postfach einbinden, sondern auch beliebig viele.

Zudem besteht die Möglichkeit diese Postfächer zentral zu verwalten so dass der einzelne User diese nur für Sein Dashboard hinzufügen muss.

Über die Berechtigung kann zudem gesteuert werden das private Postfächer nicht von anderen Usern eingesehen/abgerufen werden können.

Automatisches Zuweisen der Kunden

Ist die Mailadresse des Absenders in der factu.32 v6 / helix hinterlegt dann wird die Mail im Posteingang automatisch dem Kunden zugewiesen.
Dabei ist es egal ob die Mailadresse im Stamm hinterlegt ist oder im Reiter Ansprechpartner.

Ist die Mailadresse nicht hinterlegt kann die Mail manuell per rechte Maustaste einem Kunden zugewiesen werden.

Mail übernehmen in

Sobald die Mail eine Adresse zugewiesen wurden (sei es manuell oder automatisch) kann diese in folgende Bereiche übernommen werden

• Reklamation
• Anfrage
• Dokumente (Angebot bis Gutschrift)

Dabei wird die Mail mit allen Anhängen als Addon dem entsprechenden Typ hinterlegt.

Man spart sich also das suchen des Kunden und das manuelle hinzufügen in die Addons aus Outlook.

Nach dem übernehmen der Mail verschwindet diese automatisch aus dem Posteingang.

Mail verbinden mit

Haben Sie eine Mail erhalten welche zu einem bestehenden Vorgang gehört können Sie diese sobald die mail mit einem Kunden verbunden wurde (sei es manuell oder automatisch) die Mail einem bestehenden Vorgang hinterlegen.

Diese wären folgende:

• Reklamation
• Anfrage
• Dokumente (Angebot bis Gutschrift)

Dies hat den Vorteil, wenn der Kunde z.B. per Mail ein Angebot bestellt kann über diesen weg die Mail gleich mit dem Angebot verbunden werden und dann direkt in einen Auftrag übernommen werden.

Dies spart das manuelle hinterlegen in die Addons per Outlook.
Nach dem verbinden verschwindet die Mail automatisch aus dem Posteingang.

Mail übernehmen in Eingangsrechnung

Durch die Digitalisierung werden auch immer mehr Rechnungen per mail versendet.
Deshalb können Sie auch die Rechnungen welche von Ihren Lieferanten kommen aus dem Posteingang in eine Eingangsrechnung übernehmen. Die PDF wird Automatisch als Addon beigefügt und wenn Sie das Modul des ZUGFeRD Imports haben werden die Felder auch automatisch ausgelesen so wie bisher wenn die PDF Datei manuell per drag & drop in die Eingangsrechnung gezogen wurde

Bläckliste für den Posteingang

In den Einstellungen für das Mailkonto kann zudem eine Bläckliste gepflegt werden dessen Mails nicht in den Posteingang importiert werden sollen.

Integration eines Ticketsystems

Hierfür haben wir die bereits im System vorhanden Funktion der Reklamation verwendet und erweitert.

Die Mail des Kunden kommt herein und wird im Posteingang angezeigt und in eine Reklamation übernommen und verschwindet im Anschluss aus dem Dashboard.

Nun kann über die Reklamation über den neuen Reiter-Mail die Mail des Kunden eingesehen und darauf geantwortet werden.

Wurde die Rekla manuell z.B. durch einen Anruf erfasst kann über den Reiter-Mail auch eine neue Mail geschrieben werden.

In beiden Fällen erhält der Betreff automatisch die Reklamationsnummer, so dass wenn der Kunde auf die Mail antwortet diese im Posteingang erscheint und automatisch der Reklamation zugewiesen wird. Man muss es also nicht manuell mit einer Reklamation verbinden.

Die Offenen Reklamationen können ja bereits im Dashboard angezeigt werden wurden nun aber um die Funktion erweitert das, wenn der Kunde auf die Reklamation antwortet und diese bereits auf abgeschlossen stand der haken erledigt entfernt wird so dass die Reklamation wieder im Dashboard erscheint.

Zudem wir die Reklamation fett dargestellt und erhält eine Mailsymbol damit man sieht das eine Antwort von der Kunde kam.

Least man die mail über den Posteingang per rechte Maustaste Reklamation anzeigen wird die Mail danach automatisch aus dem Posteingang im Dashboard verschwinden.

Im Reklamationsbereich bleibt Sie natürlich drin bis man Sie wieder auf abgeschlossen setzt.

Diese Funktionalität als Ticketsystem können sie natürlich auch für Ihre Kunden gut Einsätzen, wenn diese mit einer ausgeführten Montage oder Reparatur nicht zufrieden waren und dies bei Ihnen melden.

Browser Posteingang

Um die Möglichkeit zu schaffen das auf den Client bei bedarf weg lassen zu können gibt es einen neuen Browser innerhalb der factu.32 v6 / helix in dem der Posteingang abgebildet ist.

Hierin werden alle Mails angezeigt werden im entsprechenden Postfach rein gekommen sind um diese finden und einsehen zu können, wenn Sie nicht mehr im Posteingang im Dashboard sind ohne das entsprechende Addon finden zu müssen welches erzeugt wurde als die Mail in einen Vorgang übernommen wurde.

Zum Bestellen des neuen Modules “Posteingang” für einmalig 999 € netto schicken Sie uns bitte eine Mail an Support@sbh.de oder melden sich telefonisch bei uns im SBH Support 07243 523060